5S em 7 passos - 1º Planejamento

Também conhecido como Programa Housekeeping em algumas empresas, o Programa 5S não é um momento de faxina, mas um sistema de gestão com etapas distintas. Por que 5S? O programa surgiu no Japão pós-guerra, e os cinco S são as cinco palavras que se iniciam com a letra S que norteiam o programa. São elas Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke. Implantar um sistema 5S decorando essas palavras, além de improdutivo, não acrescentará valor ao processo. Mais importante do que decorar vocabulário é lembrar a história de reconstrução japonesa, possibilitada por disciplina, organização e perseverança de seu povo. Ao implantar um sistema de gestão precisamos ser práticos e focar no que fará diferença na produção. Quem coordena a implementação de um Programa 5S conhece suas definições e etapas. O que fazemos nesses 7 Passos é dar ideias para envolver todo o grupo e conquistar o sucesso do programa, a exemplo do que foi feito no Japão na década de 50, quando o prejuízo do pós-guerra deixava claro que era o momento de aproveitar ao máximo o pouco que tinham - os recursos humanos.

O primeiro passo então, respeitando a influência japonesa é o planejamento. Planejar o Programa 5S é prever  suas etapas, envolvendo funcionários. Sem envolvimento, o fracasso é a única garantia do programa. Por outro lado, aqui está uma grande oportunidade de desenvolvimento de liderança. Liderança não é mandar, liderança não é controlar o outro, liderança é saber aproveitar o melhor de cada um e estimular a participação de todo o grupo. Como fazer?

Reunimos o setor, comunicamos a realização do programa, explicando que o seu objetivo é deixar o setor mais bonito, limpo e organizado. Todo mundo gosta de beleza, limpeza e organização. Então temos a chance de envolver os funcionários, lembrando que eles é que mais conhecem o setor, e pedimos opiniões do que devemos fazer para melhorar o local. Explicamos que ao aplicar a metodologia, passaremos por um processo de avaliação com o objetivo de descartar o que não precisamos mais, de definição de locais apropriados para a guarda de equipamentos e materiais e de organização geral do setor.

No velho conceito de brainstorming, ouvimos e registramos todas as ideias sem censurar, sem fazer objeções. O mais importante aqui é aproveitar o momento para que as pessoas sintam que fazem parte do processo. Você pode até já saber tudo o que for sugerido, mas seu objetivo é ganhar aliados. Um funcionário participará muito mais quando perceber que sua ideia será implementada.

Elaboramos então um Plano de Ação, sem esquecer de dar "donos" às ideias para que estes defendam, divulguem e participem. O que deve conter esse plano de ação? Investimentos necessários: compra de material para aprimorar a organização; identificação de locais que precisam de pintura; comportamentos e rotinas de organização que precisam ser estabelecidas.

Veja o próximo passo.

Leia mais: 5S em 7 Passos

1° Passo - Planejamento (esse post)
2º Passo - Seleção e Descarte
3° Passo - Um lugar para Cada Coisa
4° Passo - Cada coisa no seu Lugar
5° Passo - A difícil disciplina do dia a dia
6° Passo - Auditoria 
7° Passo - Divulgando sucessos e conquistando aliados