Um sistema de gestão eficiente tem em suas bases um sólido programa de controle de documentos e registros. O mercado oferece muitos aplicativos de gerenciamento de documentos, úteis principalmente quando todos os usuários envolvidos possuem acesso a computador. Mas na realidade do setor produtivo, os colaboradores acessam as Instruções de Trabalho em manuais impressos.
A cada nova edição de documento, cópias controladas impressas e índices atualizados para as pastas devem ser distribuídos.
Uma maneira simples para o controle de versões atualizadas é uma lista criada em planilha eletrônica com os dados principais da instrução de trabalho: código, título, revisão, data e local de distribuição. No primeiro plano, fazemos o cruzamento da informação IT x Local de Distribuição, visualizando rapidamente que documentos estão em cada pasta de setor.
Sempre que uma instrução de trabalho é atualizada, a lista também sofre alteração. No mesmo arquivo, em planos diferentes estão os índices de cada pasta. Assim, a cada atualização da lista, os índices são atualizados automaticamente.
Em cada nova atualização a mesma sequência é realizada pelo responsável pelo controle de documentos, garantindo a atualização dos documentos do sistema de gestão:
1. Impressão da instrução de trabalho.
2. Coleta de assinaturas no documento original.
3. Cópia da IT - o número de cópias varia conforme o número de locais que receberá a IT.
4. Cópias das instruções de trabalho carimbadas com "CÓPIA CONTROLADA".
5. Atualização da lista de documentos (revisão e data).
6. Impressão de novos índices para as pastas que serão atualizadas.
7. Atualização das pastas de documentos dos setores, com troca do índice e destruição das cópias dos documentos obsoletos.
8. Arquivo do documento original obsoleto em local adequado.
Acesse o modelo e adapte para sua realidade: Modelo de Lista Mestra de Documentos
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